見積書・請求書づくりを楽にする方法|見直しの手順と道具の選び方

見積書・請求書づくりに時間がかかる理由

小さな会社やお店では、見積書や請求書を経営者が自分で作っていることがよくあります。1枚ずつは短い作業でも、毎月続くと大きな時間になります。

時間がかかる原因は、書類を作る作業そのものより、その前後にあることが多いです。

• 前に作った見積書を探して、コピーして直している
• 品名や単価を、毎回手で打ち込んでいる
• 見積書の内容を、請求書にもう一度打ち直している
• 送ったかどうか、入金されたかどうかを、頭の中やメモで覚えている

このような「探す」「打ち直す」「覚えておく」が、手間と打ち間違いのもとになります。

まずは今の流れを書き出す

道具を選ぶ前に、今の流れを紙に書き出してみることをおすすめします。

1. 見積りの依頼はどこから来るか(電話・メール・LINEなど)
2. 見積書を何で作っているか(Excel・Word・手書きなど)
3. 誰が確認して、どうやって送っているか
4. 仕事が決まったあと、請求書をどう作っているか
5. 入金の確認を、いつ・誰がしているか

書き出すと、同じ情報を何度も入力している場所が見えてきます。そこが、まず楽にできるところです。

※ 月に数枚しか作らない場合は、大きな仕組みを入れるより、ひな形を整えるだけで十分なこともあります。

楽にする方法は3つの段階で考える

方法は、手軽なものから順に3つの段階に分けられます。今の困りごとの大きさに合わせて選びます。

1. ひな形を整える

今使っているExcelを少し直すだけでも、効果があります。よく使う品名と単価を別の表にまとめ、選ぶだけで入るようにします。合計や消費税も、計算式で自動で出るようにしておきます。

2. 専用のサービスを使う

クラウド(ネット上で使うサービス)の請求書作成サービスは、見積書から請求書への変換をボタン1つでできるものが多くあります。作った書類が一か所に残るので、探す手間も減ります。料金は月額制が多く、使う人数や機能で変わります。最新の料金は、各社の案内で確かめてください。

3. ほかの仕組みとつなぐ

顧客の情報を別の表で管理していたり、会計ソフトに手で入れ直していたりする場合は、データをつなぐことで入力が1回で済みます。既製のサービス同士でつなげられることもあれば、会社のやり方に合わせて小さな仕組みを作るほうが早いこともあります。詳しくは 業務の自動化 のページでも紹介しています。

道具を選ぶ前に確かめたい2つのルール

インボイス制度に合った書式か

2023年10月から、インボイス制度(消費税の新しい請求書のルール)が始まりました。登録している事業者が出す請求書には、登録番号や、税率ごとの消費税額などを書く必要があります。自分で作ったひな形を使う場合は、必要な項目がそろっているかを確認しましょう。

メールで受け取った請求書の保存

電子帳簿保存法(書類を電子で保存するときのルール)により、2024年1月から、メールやネットで受け取った請求書などは、原則として電子データのまま保存することになりました。紙に印刷して保存するだけでは足りない場合があります。

専用のサービスの多くは、こうしたルールに合わせた機能を用意しています。選ぶときの確認点にしておくと安心です。

※ 制度の細かい条件は、事業の形によって変わります。国税庁の案内などで確認してください。

AIはどこで役立つか

見積書・請求書づくりでも、AIが役立つ場面があります。

• 依頼のメールや聞き取りのメモから、見積りの品目を下書きする
• 見積書に添える説明文や、送るときのメールの文面を作る
• 過去の見積りと見比べて、抜けている項目に気づく

一方で、金額の最終的な判断や、取引先ごとの事情に合わせた調整は、人が行う必要があります。AIは「下書きをする係」と考えると、使いどころを決めやすくなります。

また、お客様の名前や金額をAIに入力する場合は、そのサービスで入力した内容がどう扱われるかを、事前に確かめておきましょう。AIの使い方は AI導入 のページでも紹介しています。

Tukimoの場合

Tukimoでは、まず今の見積書・請求書の流れをお聞きし、どこに手間がかかっているかを一緒に整理します。既製のサービスで足りる場合は、その選び方と使い始めをお手伝いします。足りない部分があれば、小さな仕組みづくりやAIの活用をご提案します。ご相談は お問い合わせ からどうぞ。

公開日: 2026年10月15日